相當一段時間多數單位檔案館的庫房大多是普通手搖式密集柜且采用全人工標記、統計管理方式，隨著檔案庫室檔案存量的日益增加，在日常業務運作過程中通常會產生大量的現實問題：效率低下，盤點困難、數據出錯等。 為了解決這些系列問題，實體檔案管理漸漸應用了RFID（射頻）技術，通過電子標簽和識別技術結合進一步對檔案進行精準管理，革命性地改善了檔案管理突出問題。系統應用條碼掃描槍、RFID通道門、RFID工作臺、RFID盤點車、無線采集終端等外設實現對實提檔案文件的采集、歸檔、入盒、上架、下架、借閱、銷毀的一個閉環管理，同時這些過程完整的記錄在系統數據庫中，實現檔案全生命周期的管理。
如今隨著市場經濟的不斷發展，檔案的價值越來越引起人們的高度重視，在新的歷史條件下，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發15號文件《關于加強新形勢下檔案工作的意見》，15號文件提出的人防、技防、物防“三位一體”的檔案安全防范體系，從庫房安全、環境安全、檔案管理多個方面，對檔案庫房進行全方位、立體化的集中統一保護和管理，創新了整個檔案產業的日常管理模式，引領了檔案產業的發展，是 “互聯網+”的必然趨勢。
那么環保、安全、綠色、智能等要素構成智慧型檔案館館舍的發展目標，也是要對檔案庫室內部的各種設備實行智慧化管理，構成智慧化系統，對閱覽設備、視聽設備等進行動態調度分配，對消防系統、溫濕度控制、照明等各方面自動調節，智慧庫室系統能使檔案館各種設備運行、保養、維護趨于智慧化，優化人力和物質資源的配置，降低成本，有了數字化、網絡化、智能化的基礎設施，無論是物理空間還是網絡空間會為用戶帶來更多的方便。
以人為本，高效服務是智慧型檔案館的靈魂。派瑞祥智慧檔案庫室建設方案由實體檔案管理、檔案存儲設備管理、檔案庫房環境管理、檔案庫房安全防范管理等多種管理方式組成。
RFID密集檔案架作為檔案存儲設備智能管理將庫房所有檔案密集柜智能化、一體化管理，與計算機集成管理系統、移動終端、網絡遠程控制、環境監測和安防監控于一體，形成檔案庫室智能化、規范化、安全化管理。實現檔案實體流通過程的全程跟蹤管理、定位管理、檔案自動盤點、智能分析等功能，最大限度優化檔案管理流程，降低接收、盤點和查找勞動強度、節省人力物力，提高檔案保管利用效率。
RFID智慧檔案庫室是各管理系統間數據相互共享、既獨立運行又互相協作聯動運行，嚴格按照檔案安全保護的“八防”（即防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲等）要求，讓檔案庫房環境更舒適、檔案存放更安全、檔案管理更高效、人員身體更健康。真正把現在科技完美的融入到檔案信息現代化事業建設中來，更好的服務社會、服務民生，努力為推動檔案信息化、檔案管理現代化進程做出貢獻。
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