機要文件是中國共產黨領導我國發展的重要基礎,具有高度的機密性和重要性,機要文是事業單位、組織辦公室和部隊機要部門工作的重要內容。機要文件的管理也是對秘書部門和機要員的高度考驗。
通過對當前單位機要文件管理的調查得知,單位的秘書和機要員雖意識到機要文件的重要性和秘密性,但是收發文件、印章等環節對信息的保護不夠嚴謹,為竊取信息者制造了機會,導致機密信息泄漏。這是當前機要文件管理面臨的重要尷尬問題。其次是機要文件管理設備,其規范性相對低級,缺乏健全的管理設施,缺乏科學系統的約束力,導致機要文件管理質量下降。在收發文件、印章、借閱、復印等方面的規范性都嚴重缺乏,影響了機要文件的管理。
正是機要文件屬于我國的重要文件,具有嚴密性和不可窺探性,在文件管理的過程中監督機制是不可避免的,每份文件的收發時間、屬性等都要進行嚴格的登記,以保證登記數據的真實性和全面性,避免出現漏登、錯登的現象。因此優化收發文件與登記制度也是文件管理中的重要環節。
針對以上機要文件管理的低級狀態,北京派瑞祥智能科技有限公司受相關部門的委托,研發了一套具有現代智能科技和高性價比的“智能機要文件管理柜”。這套管理系統運用了現實和網絡技術相結合,構建了識別傳感技術、視頻監控技術、網絡通信技術、安全防范技術和自動控制技術的文件管理體系,確保了對機要文件管理的安全性、準確性、可靠性和科學性。
步入21世紀以來,社會各級已經從工業化時代步入了信息化時代,以往的文檔管理方式已經遠遠滿足不了時代的需求,在過去的管理方式下,檔案管理機構紙質檔案的管理耗費人力、物力和財力多,保密性較差,傳遞慢,存儲時間也有限,伴隨著信息技術的迅速發展與普及,現代文檔的處理對這種管理模式真實性和安全防范等級日益提高,使得文檔管理更加科學化。
人工智能盛行下,機要文件管理的方法、和理念產生了翻天覆地的變化,迎來了前所未有的巔峰時代。北京派瑞祥“智能機要文件管理柜”抓住了智能時代的機遇,將辦公家具與智能科技巧妙結合,對文件儲存在介質中,或運用數據庫儲存,這樣一來,只要連接了數字媒體,管理員就可以直接在系統中進行存儲、查找、調用與管理,實現文件的數字化可視化,促進機要文件信息的集成化管理,從而達到方便存儲的目標,分散數字文件的存儲位置,保證機要文件的安全性。
派瑞祥“智能機要文件柜”要求機要管理員要具備相關專業知識,熟悉管理系統的功能,同時,才能加強對及文件管理信息化的實施,充分發揮信息技術的作用,從而提高機要文件的管理等級。詳細介紹如下:
(1)產品介紹
RFID智能機要文件柜采用主控系統、文件夾定位系統、RFID識別系統、紅外掃描器等結合智能文檔管理軟件,實現了對文件夾的權限存取、定位管理、智能存取、智能盤點、在線監控等功能,實現對文件的規范化、智能化、自動化管理,有效提高機要文件管理的效率以及存取的可靠性。
針對涉密性文件資料,柜體裝有電控鎖,可以通過指紋認證、刷卡、密碼輸入等方式進行權限開啟文件柜門或者二人(一人為監督員)到場共同開啟柜門,同時可以通過攝像頭記錄資料文件存取記錄,實現了可靠性管理機密文件的功能。

(2)技術參數
名稱 |
單位 |
規格 |
柜體尺寸 |
臺 |
L960mm×W450mm×H1750mm |
柜體層數 |
臺 |
4層---5層 |
存儲文件 |
層 |
25份---35份 |
柜體容量 |
臺 |
75---105份 |
檔案盒尺寸 |
盒 |
220mmX240mmX30mm |
RFID天線 |
臺 |
每個夾位嵌入高頻RFID天線 |
柜體自重 |
臺 |
120KG |
供電功率 |
臺 |
160W |
額定電壓/頻率 |
臺 |
220V/50 Hz |
(3)外部功能組成及特點

觸摸顯示屏
柜體配有12寸觸摸顯示屏,實時監控文件夾位狀態以及業務處理、信息查詢統計等;
溫濕度采集
柜體配有高精度溫濕度傳感器,實時采集顯示溫濕度數值;
智能定位與指引
通過夾位的紅外感應器智能定位文件位置;
通過夾位的指示燈智能指引存取文件位置;
RFID識別
柜體的每個夾位裝有RFID天線,能夠對每份文件標簽進行自動識別,信息自動上傳;
門禁管理
柜體裝有電控鎖,通過RFID卡或指紋、密碼等進行(指令)開門權限管理;
實時監控
當發生錯誤存文件時,系統均會發出語音提示和指示燈報警;
自動照明
柜體打開后自動照明,方便存取文件資料。
(4)相關流程演示:

(5)案例展示

(6)產品優勢:科技含量高,智能化程度強,管理規范化,文件安全性得到有效監管。圖例如下

(7)應用領域
政府單位:機要局
司法機關:司法文件管理
司令部機關:機要部門
其他行業:出入境管理機構、教育管理和醫院管理等。

敬請關注:
派瑞祥智能辦公系列產品致力現實和網絡新技術的應用,在物品存儲和文件管理應用中,創新地推出了有針對性的解決方案:充分應用識別傳感技術、視頻監控技術、網絡通信技術、安全防范技術、自動控制技術,構建高效的物品管理控制系統,提升文件管理的安全性、準確性、可靠性、便利性。并且可以按照各類需求實際定制個性化產品。
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