機要文件是中國共產黨領導我國發展的重要基礎，具有高度的機密性和重要性，機要文是事業單位、組織辦公室和部隊機要部門工作的重要內容。機要文件的管理也是對秘書部門和機要員的高度考驗。
通過對當前單位機要文件管理的調查得知，單位的秘書和機要員雖意識到機要文件的重要性和秘密性，但是收發文件、印章等環節對信息的保護不夠嚴謹，為竊取信息者制造了機會，導致機密信息泄漏。這是當前機要文件管理面臨的重要尷尬問題。其次是機要文件管理設備，其規范性相對低級，缺乏健全的管理設施，缺乏科學系統的約束力，導致機要文件管理質量下降。在收發文件、印章、借閱、復印等方面的規范性都嚴重缺乏，影響了機要文件的管理。
正是機要文件屬于我國的重要文件，具有嚴密性和不可窺探性，在文件管理的過程中監督機制是不可避免的，每份文件的收發時間、屬性等都要進行嚴格的登記，以保證登記數據的真實性和全面性，避免出現漏登、錯登的現象。因此優化收發文件與登記制度也是文件管理中的重要環節。
針對以上機要文件管理的低級狀態，北京派瑞祥智能科技有限公司受相關部門的委托，研發了一套具有現代智能科技和高性價比的“智能機要文件管理柜”。這套管理系統運用了現實和網絡技術相結合，構建了識別傳感技術、視頻監控技術、網絡通信技術、安全防范技術和自動控制技術的文件管理體系，確保了對機要文件管理的安全性、準確性、可靠性和科學性。
步入21世紀以來，社會各級已經從工業化時代步入了信息化時代，以往的文檔管理方式已經遠遠滿足不了時代的需求，在過去的管理方式下，檔案管理機構紙質檔案的管理耗費人力、物力和財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術的迅速發展與普及，現代文檔的處理對這種管理模式真實性和安全防范等級日益提高，使得文檔管理更加科學化。
人工智能盛行下，機要文件管理的方法、和理念產生了翻天覆地的變化，迎來了前所未有的巔峰時代。北京派瑞祥“智能機要文件管理柜”抓住了智能時代的機遇，將辦公家具與智能科技巧妙結合，對文件儲存在介質中，或運用數據庫儲存，這樣一來，只要連接了數字媒體，管理員就可以直接在系統中進行存儲、查找、調用與管理，實現文件的數字化可視化，促進機要文件信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標，分散數字文件的存儲位置，保證機要文件的安全性。
派瑞祥“智能機要文件柜”要求機要管理員要具備相關專業知識，熟悉管理系統的功能，同時，才能加強對及文件管理信息化的實施，充分發揮信息技術的作用，從而提高機要文件的管理等級。詳細介紹如下：
（1）產品介紹
RFID智能機要文件柜采用主控系統、文件夾定位系統、RFID識別系統、紅外掃描器等結合智能文檔管理軟件，實現了對文件夾的權限存取、定位管理、智能存取、智能盤點、在線監控等功能，實現對文件的規范化、智能化、自動化管理，有效提高機要文件管理的效率以及存取的可靠性。
針對涉密性文件資料，柜體裝有電控鎖，可以通過指紋認證、刷卡、密碼輸入等方式進行權限開啟文件柜門或者二人（一人為監督員）到場共同開啟柜門，同時可以通過攝像頭記錄資料文件存取記錄，實現了可靠性管理機密文件的功能。
（2）技術參數
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名稱 |
單位 |
規格 |
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柜體尺寸 |
臺 |
L960mm×W450mm×H1750mm |
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柜體層數 |
臺 |
4層---5層 |
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存儲文件 |
層 |
25份---35份 |
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柜體容量 |
臺 |
75---105份 |
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檔案盒尺寸 |
盒 |
220mmX240mmX30mm |
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RFID天線 |
臺 |
每個夾位嵌入高頻RFID天線 |
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柜體自重 |
臺 |
120KG |
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供電功率 |
臺 |
160W |
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額定電壓/頻率 |
臺 |
220V/50 Hz |
（3）外部功能組成及特點
觸摸顯示屏
柜體配有12寸觸摸顯示屏，實時監控文件夾位狀態以及業務處理、信息查詢統計等；
溫濕度采集
柜體配有高精度溫濕度傳感器，實時采集顯示溫濕度數值；
智能定位與指引
通過夾位的紅外感應器智能定位文件位置；
通過夾位的指示燈智能指引存取文件位置；
RFID識別
柜體的每個夾位裝有RFID天線，能夠對每份文件標簽進行自動識別，信息自動上傳；
門禁管理
柜體裝有電控鎖，通過RFID卡或指紋、密碼等進行（指令）開門權限管理；
實時監控
當發生錯誤存文件時，系統均會發出語音提示和指示燈報警；
自動照明
柜體打開后自動照明，方便存取文件資料。
（4）相關流程演示：
（5）案例展示
（6）產品優勢：科技含量高，智能化程度強，管理規范化，文件安全性得到有效監管。圖例如下
（7）應用領域
政府單位：機要局
司法機關：司法文件管理
司令部機關：機要部門
其他行業：出入境管理機構、教育管理和醫院管理等。
敬請關注：
派瑞祥智能辦公系列產品致力現實和網絡新技術的應用，在物品存儲和文件管理應用中，創新地推出了有針對性的解決方案：充分應用識別傳感技術、視頻監控技術、網絡通信技術、安全防范技術、自動控制技術，構建高效的物品管理控制系統，提升文件管理的安全性、準確性、可靠性、便利性。并且可以按照各類需求實際定制個性化產品。
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