隨著計算機和網絡技術在政府辦公中的廣泛應用，很多信息可通過電子信息通道傳遞。但對于大量存在的機要文件和物件，由于其公文保密和憑證特性等要求，有很多無法通過網絡直接傳輸，而必須以實物的方式進行傳遞、處理和保存。長期以來，各級黨、政、軍、企事業單位的紙質文件收發、流轉工作主要是靠手工簽收、手工登記（錄入）完成的。這樣的收發方式在現時代“智能+”和“互聯網+”的環境下依然運行，顯然和黨的兩會精神顯然不符，與黨政機關創新工作方式、提升信息化水平、加強信息安全保護、推進標準化建設新時代要求相悖。
在傳統的辦公自動化系統中，需要分發交換的文件和文件相對應的電子信息是脫節的，經常出現文件的電子信息已經發到領導的電腦上而紙質文件還沒有到達，或者領導已經在紙質文件上進行了批閱，秘書還要重新錄入電子信息的情況，使紙質公文與電子公文形成“兩層皮”現象。因此，實現以數字化技術為基礎的政府機公文流轉作業的全面信息化管理已成為政府機關政務信息化建設工作的一個重要領域。當前，在國家信息化體系建設中，政府信息化已成為整個信息化建設中的關鍵。推動電子政務的發展，是一種世界性潮流，也是電子信息技術應用到政府管理的必然趨勢。
“智能公文收發管理系統”是由智能文件交換柜控制系統與配套的智能文件管理軟件通過網絡傳輸信息實現智能分配存取公文。是一款具有聯網、收發件、短信驗證碼通知功能的智能柜，主要表現為：政府機關（公檢法等）工作人員將當事人需要的文件放入智能文件交換柜中，并通過系統下發短信驗證碼給當事人或當時機關，當事人只需要前往政府機關辦事大廳，在智能公文收發柜終端顯示屏中輸入已有的驗證碼并取出自己需要的文件。
“公文收發智能管理系統”的安置建設不僅能讓當事人少跑路，對政府機關的信息化工作也是一個很有力的提升和真正“智能化辦公”的推動，這種互聯網、大數據與政務服務的結合的方式，也會加快向數據政府、智慧政府邁進。
|
